Por qué estás pagando más de lo que te toca
Cada trimestre llega la misma escena: abres el Modelo 130 o el Modelo 303, miras la cifra y tienes la sensación de que estás pagando impuestos sobre dinero que en realidad nunca fue tuyo. La causa casi nunca es Hacienda. La causa es que una parte de los gastos que ya has pagado —la cuota de autónomos, el gestor, el portátil, la mitad de tu factura de internet— no llegó nunca a la declaración, porque nadie te dijo que se podía deducir.
El problema no es la falta de gastos. Es la falta de un sitio donde apuntarlos bien. Cuando las facturas viven en una carpeta de descargas, en el correo y en la guantera del coche, a final de trimestre acabas deduciendo solo lo que recuerdas. Y lo que no recuerdas, lo pagas tú.
Esta guía recoge la lista completa de gastos deducibles para autónomos en 2026, cómo se tratan los gastos de uso mixto y qué gastos no puedes deducir por mucho que insistas.
Qué significa que un gasto sea deducible
Un gasto es deducible cuando cumple tres condiciones a la vez: está vinculado a tu actividad, está justificado con una factura a tu nombre y tu NIF, y está registrado en tu contabilidad. Si falta cualquiera de las tres, el gasto no existe para Hacienda.
Conviene separar dos cosas que se mezclan constantemente:
- Deducir el IVA: el IVA soportado en tus compras y gastos se resta del IVA que has repercutido en tus facturas. Ese IVA se declara en el Modelo 303, trimestralmente. Las operaciones habituales llevan el tipo general del 21%; el tipo reducido del 10% y el superreducido del 4% se aplican a bienes y servicios concretos.
- Deducir el gasto en IRPF: aquí no se recupera el IVA, sino que el importe del gasto reduce tu beneficio y, por tanto, tu base imponible. El IRPF se paga por adelantado cada trimestre con el Modelo 130, que calcula el 20% del rendimiento neto acumulado menos los pagos ya realizados.
Un mismo gasto puede afectar a los dos: reduce el beneficio en IRPF y, si llevaba IVA soportado deducible, también rebaja tu liquidación trimestral.
Gastos deducibles habituales
Estos son los gastos que aparecen en la gran mayoría de actividades por cuenta propia:
- Cuota de autónomos (RETA): probablemente el gasto más olvidado y el más rentable de anotar. Se deduce íntegramente como gasto de la actividad.
- Asesoría y gestoría: la factura mensual de tu asesor fiscal es deducible al 100%. Forma parte del coste de llevar bien la contabilidad.
- Software y suscripciones: programas de facturación, hojas de cálculo, diseño, almacenamiento en la nube, herramientas de gestión de clientes o correo profesional.
- Materiales y consumibles: todo lo que compras para producir lo que vendes y que no es un activo duradero.
- Teléfono e internet: deducibles en la proporción en que los usas para la actividad. Lo vemos en el apartado siguiente.
- Alquiler de oficina o coworking: si trabajas fuera de casa, la factura completa del espacio es deducible.
- Suministros: luz, agua y gas del local. Si trabajas desde casa, entra en la regla de uso mixto.
- Publicidad y marketing: anuncios, diseño de marca, web, imprenta, campañas en redes.
- Transporte y combustible: desplazamientos a clientes, proveedores o ferias. Se justifican con factura y, en el caso del vehículo, con la vinculación a la actividad.
- Comidas: solo cuando están vinculadas a la actividad —normalmente con clientes o proveedores presentes—, pagadas en un establecimiento de restauración, con pago electrónico y con la factura o ticket a tu nombre.
- Formación: cursos, libros técnicos y congresos relacionados con tu actividad.
- Seguros: pólizas vinculadas al negocio, como responsabilidad civil profesional o seguro del local.
- Equipos: ordenadores, móviles, monitores, cámaras y maquinaria. Según su importe, se deducen como gasto del ejercicio o mediante amortización.
- Servicios externalizados: colaboraciones de otros profesionales, personal freelance, traducción, contabilidad puntual o mantenimiento.
Cómo deducir los gastos de uso mixto
Cuando vives y trabajas en la misma casa —o usas el mismo móvil para lo personal y lo profesional— el gasto no es del 100% de la actividad ni del 0%. Es una parte, y esa parte hay que saberla y declararla.
La referencia habitual es la proporción de superficie: si tu vivienda tiene 100 m² y 25 m² están dedicados a la actividad, la proporción es del 25%. Para suministros como teléfono o internet también se admite un criterio de uso real, siempre que puedas explicarlo.
Lo que importa no es solo el número, sino haberlo declarado. La proporción se comunica a Hacienda mediante el Modelo 036 o 037, según corresponda. Sin esa declaración, la deducción queda coja.
Ejemplo sencillo. Supón que tu factura anual de luz es de 1.200,00 € y tu despacho ocupa el 20% de la vivienda:
- Gasto total: 1.200,00 €
- Porcentaje declarado de uso profesional: 20%
- Gasto deducible: 240,00 €
Ese 240,00 € entra en tu contabilidad como gasto de actividad. La misma lógica se aplica al agua, al gas, al alquiler de la vivienda si trabajas en casa y a las facturas de teléfono y fibra.
Un aviso importante: la antigua fórmula del 30%/70% para los suministros de la vivienda ya no existe. Se eliminó en 2018, y quien la siga usando está presentando mal sus cuentas. Hoy manda el porcentaje declarado en el 036/037.
Ante cualquier duda sobre tu caso concreto —especialmente si mezclas vivienda y actividad—, consulta con un asesor fiscal.
Gastos que no puedes deducir
Tan importante como la lista anterior es lo que nunca entra:
- Gastos personales: la compra del supermercado, la ropa de diario, el ocio o el alquiler de tu casa sin uso profesional. Que tengas una factura a tu nombre no los convierte en deducibles.
- Multas y sanciones: las multas de tráfico, los recargos por presentar tarde o cualquier sanción administrativa no son gasto de la actividad, aunque hayan tenido el negocio como origen.
- Donaciones y regalos: tienen límites anuales y, fuera de esos límites, no son deducibles. Los regalos a clientes tampoco se deducen con la facilidad que se cree.
- Compras sin factura: el ticket del aparcamiento sin NIF, el pago en efectivo sin justificante o la factura a nombre de otra persona. Sin documento válido, no hay deducción.
Qué necesita una factura para ser válida
Para que Hacienda acepte el gasto, la factura tiene que estar emitida a tu nombre y con tu NIF. Si está a nombre de la empresa de un familiar o sin tus datos fiscales, la deducción se cae, por muy relacionada que esté con tu trabajo.
Además, una factura completa incluye: número y fecha de emisión, datos del emisor y del destinatario con sus NIF, descripción de los servicios o bienes, base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y total. Si aplica retención de IRPF, también debe figurar.
Dos errores frecuentes: aceptar un borrador como factura y pagar en efectivo sin dejar rastro. En gastos como las comidas, el pago electrónico forma parte de la justificación, no es un detalle menor.
Cómo organizar los gastos para no perderte
Aquí es donde la mayoría de autónomos pierde dinero cada trimestre. No por desconocer la norma, sino por no tener un sistema.
El método que funciona tiene tres pasos:
- Registrar el gasto en el momento, no al final del trimestre: número de factura, fecha, proveedor, base, IVA y concepto.
- Marcar qué es deducible y qué no, para dejar claro qué entra en la declaración.
- Agrupar por categoría y por mes, de forma que al cerrar el trimestre los totales ya estén listos.
Cuando esos tres pasos viven en una hoja de cálculo bien montada, preparar el Modelo 303 y el Modelo 130 del trimestre es cuestión de minutos, no de una tarde entera de arqueología en el correo.
Ese es exactamente el problema que resuelve la planilla de autónomos de Healora Studio. Incluye una hoja llamada Gastos con 15 categorías predefinidas, una marca de deducible para separar lo que entra y lo que no, y un resumen automático por trimestre que alimenta directamente las hojas del Modelo 303 y del Modelo 130.
Puedes ver el detalle completo aquí: Planilla para autónomos — planilla completa de gastos, IVA e IRPF.
Y si solo quieres empezar por el IVA, descarga gratis la calculadora del Modelo 303 y comprueba por ti mismo cuánto tiempo ahorra tener las cifras ordenadas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir la cuota de autónomos si estoy en pluriactividad?
Sí, la cuota de RETA se deduce como gasto de la actividad. En pluriactividad conviene revisar con tu asesor la parte imputable en función de los rendimientos.
¿Puedo deducir el ordenador si también lo uso para ocio?
Sí, pero solo en la proporción de uso profesional, y esa proporción debe poder explicarse. Si es tu herramienta principal de trabajo, lo razonable es documentarlo así.
¿Qué pasa si el proveedor me factura sin IVA?
El gasto puede seguir siendo deducible en IRPF, pero no hay IVA que deducir en el Modelo 303. La deducción del IVA solo existe si el IVA se soportó de forma efectiva.
¿Puedo deducir comidas con clientes?
Sí, cuando son un gasto de la actividad, hay clientes o proveedores presentes, se paga en un establecimiento de restauración por medios electrónicos y tienes la factura. Si cenas solo todos los días sin relación con el negocio, no.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Como norma general, hay que conservar la documentación mientras Hacienda pueda requerirla, y lo prudente es mantenerla al menos durante el plazo de prescripción. Si tienes dudas sobre tu caso, consulta con un asesor fiscal.
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Eso es todo lo que necesitas para no volver a pagar impuestos sobre gastos que ya has pagado. Anota cada factura, marca lo deducible y deja que las cuentas lleguen solas al final del trimestre.
*Artículo del equipo de Healora Studio, creadores de la planilla para autónomos que reúne gastos deducibles, IVA e IRPF en una sola hoja de cálculo.*